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Da Excel a un gestionale: come non perdere i dati storici
La migrazione è la fase che manda fuori tempo i progetti, quasi sempre perché viene affrontata alla fine. Ecco perché va affrontata per prima, e come.
Ogni azienda che passa a un gestionale ha alle spalle anni di fogli di calcolo che hanno funzionato. Non sono un problema da cancellare: sono la documentazione più fedele di come si lavora davvero, ed è per questo che vanno letti prima di progettare qualsiasi cosa.
Prima si bonifica, poi si importa
Un'anagrafica clienti cresciuta per dieci anni contiene duplicati, campi usati per scopi diversi da quelli previsti e note che nascondono regole di business. Importarla così com'è significa spostare il disordine dentro un sistema nuovo e dare la colpa al sistema nuovo.
Le fasi che funzionano
- Estrazione e profilazione: quanti record, quanti duplicati, quanti campi vuoti, quali valori fuori dominio.
- Regole di bonifica concordate con chi quei dati li usa, non decise dal fornitore.
- Importazione di prova su un ambiente separato, con un conteggio di controllo su ogni entità.
- Collaudo: l'utente cerca dieci record che conosce a memoria e verifica che siano quelli giusti.
- Importazione definitiva a ridosso del go-live, con la finestra di fermo concordata.
Cosa non migrare
Non tutto lo storico serve nel sistema operativo. Spesso conviene portare gli ultimi due o tre esercizi in linea e archiviare il resto in sola lettura: il gestionale resta veloce e la storia resta consultabile. È una decisione di business, non tecnica, e va presa insieme.
Il criterio di accettazione
Una migrazione è finita quando chi lavora sui dati dice che sono giusti, non quando lo script termina senza errori. Per questo il collaudo va fatto dalle persone dei reparti, con casi reali, e va messo a verbale.